Secondo un recente studio pubblicato da ItaliaOggi l’adozione di un archivio virtuale permette alle imprese di risparmiare molte risorse economiche. Tenendo presente i costi vivi e diretti dell’archiviazione (risorse dedicate, costo carta, scanner, ecc.) e quelli relativi alla produttività (velocità archiviazione, ricerca documenti, ecc.) è possibile fare un calcolo approssimativo del risparmio di cui potranno godere le Pmi.Vediamo come.
I costi di gestione del documento possono così essere suddivisi:a) costi dovuti per l’archiviazione delle risme di carta (acquisto di scaffali, cartelle, faldoni) 0,03 euro/foglio;b) costo annuo dello spazio 100 euro/ mq: supponendo che ogni metro quadrato abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni da 300 fogli si avrà un costo di 0,007 euro/foglio;c) costo tempo di archiviazione: mediamente per archiviare un foglio manualmente servono circa 2 minuti (protocollazione, ricerca cartella, foratura, ecc.). Calcolando uno stipendio medio di 1.200 euro (che per l’azienda costa almeno il doppio, 2.400 euro), il costo annuale del dipendente (tredicesima compresa) sarà pari a 0,27 euro/minuto;d) costo e tempo di ricerca: possiamo considerare il tempo reale di ricerca pari a cinque minuti (tempo spostamento della persona per raggiungere il documento, tempo di ricerca tra i faldoni e fascicoli, fotocopia del documento, reinserimento del documento al suo posto originario), costo 1,35 euro/documento.
Così facendo avremo un costo per foglio archiviato (costo struttura, costo annuo dello spazio, tempo archiviazione, costo fotocopia) pari a 0,61 euro/foglio.Calcolando un coefficiente di 1,4 (per tener conto che molti documenti hanno più 2 pagine) e una percentuale di movimentazione dell’archivio del 20% (assai bassa), per una piccola impresa (con circa 1.000 documenti tra DDT, fatture, ordini, note di credito, ecc…) l’archiviazione cartacea costerà almeno 30.000 euro all’anno. Anche tenendo conto degli investimenti necessari (ammortizzabili in uno/due anni), secondo lo studio citato, l’archiviazione elettronica consente all’azienda di risparmiare tra i 2 e gli 80 euro a fattura.
I costi di gestione del documento possono così essere suddivisi:a) costi dovuti per l’archiviazione delle risme di carta (acquisto di scaffali, cartelle, faldoni) 0,03 euro/foglio;b) costo annuo dello spazio 100 euro/ mq: supponendo che ogni metro quadrato abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni da 300 fogli si avrà un costo di 0,007 euro/foglio;c) costo tempo di archiviazione: mediamente per archiviare un foglio manualmente servono circa 2 minuti (protocollazione, ricerca cartella, foratura, ecc.). Calcolando uno stipendio medio di 1.200 euro (che per l’azienda costa almeno il doppio, 2.400 euro), il costo annuale del dipendente (tredicesima compresa) sarà pari a 0,27 euro/minuto;d) costo e tempo di ricerca: possiamo considerare il tempo reale di ricerca pari a cinque minuti (tempo spostamento della persona per raggiungere il documento, tempo di ricerca tra i faldoni e fascicoli, fotocopia del documento, reinserimento del documento al suo posto originario), costo 1,35 euro/documento.
Così facendo avremo un costo per foglio archiviato (costo struttura, costo annuo dello spazio, tempo archiviazione, costo fotocopia) pari a 0,61 euro/foglio.Calcolando un coefficiente di 1,4 (per tener conto che molti documenti hanno più 2 pagine) e una percentuale di movimentazione dell’archivio del 20% (assai bassa), per una piccola impresa (con circa 1.000 documenti tra DDT, fatture, ordini, note di credito, ecc…) l’archiviazione cartacea costerà almeno 30.000 euro all’anno. Anche tenendo conto degli investimenti necessari (ammortizzabili in uno/due anni), secondo lo studio citato, l’archiviazione elettronica consente all’azienda di risparmiare tra i 2 e gli 80 euro a fattura.
A questo proposito vi segnalo M-Files, un software di archiviazione e gestione documentale molto interessante e disponibile anche in versione Express completamente gratuita. Abbiamo pubblicato un sito in italiano sull'argomento all'indirizzo http://archiviazione-gestione-documenti.it
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